Pengelola Perusahaan Profesional Tidak Bisa Mengabaikan Faktor Produk, Pasar, Distribusi, Rencana Produksi, Kegiatan Planning
Seorang pengelola (Pimpinan) perusahaan akan selalu berupaya bertindak secara professional dalam rangka mencapai apa yang menjadi tujuan perusahaan yang dikelolanya. Dalam praktiknya harus berlandaskan pada konsep-konsep manajemen yang memang sudah berlaku universal.
Dalam mengelola perusahaan, bagian manajemen haruslah menetapkan tujuan (goals) dan sasaran (objectives) serta kemudian membuat rencana kegiatan dalam rangka mencapai tujuan dan sasaran tersebut. Secara garis besarnya manajemen dapat diartikan sebagai sebuah proses yang mencakup perencanaan (planning), pengorganisasian (organizing), pengarahan (actuating), serta pengendalian (controlling) dalam rangka mencapai tujuan yang efektif dan efisien.
Dari keempat fungsi manajemen tersebut diatas, planning adalah fungsi yang memegang peranan yang sangat penting, disebabkan karena planning merupakan dasar dalam pelaksanaan fungsi-fungsi yang lainnya. Dalam kaitannya dengan fungsi planning dan controlling maka manajemen berhadapkan dengan masalah dalam pengambilan keputusan yang terdiri dari dua variabel pokok yakni variabel inflow, yang merupakan kumpulan faktor yang dibutuhkan dalam proses produksi seperti : modal, tenaga kerja serta material pendukung.
Dari faktor tersebut akan menimbulkan pengeluaran biaya (cost), dan variabel outflow, yaitu hasil proses produksi yang merupakan sebagai faktor dalam rangka menghasilkan pendapatan (revenue) bagi sebuah perusahaan.
Seorang business manager tidak bisa mengabaikan tujuh faktor yang tetera di bawah ini, dan tentunya akan mempengaruhi semua perencanaan yang dilakukan, faktor-faktor tersebut diantaranya adalah :
- Produk. Trend penjualan (produk yang laku dipasaran), harga produk, diversivikasi produk, kualitas produk, design produk, style produk, identifikasi produk seperti brand name, trade mark, bungkus, dan lain-lain.
- Pasar (bertemunya penjual dan pembeli). Data tentang konsumen, potensi pasar, kebiasaan konsumen dalam membeli, kebijakan dalam bidang periklanan.
- Program Distribusi (Proses pengiriman barang dari Perusahaan -> Agen -> Konsumen). Memilih dan melatih para tenaga pemasaran, memilih saluran distribusi yang paling tepat dengan metode penjualannya, memilih media promosi dan advertising yang cocok, menentukan kebijakan harga dan lain-lainnya.
- Rencana Produksi (Pengendalian Produksi). Bahan baku berikut bahan-bahan pembantu, tenaga kerja, lokasi pabrik, layout pabrik, fasilitas pabrik, proses produksi, dan lain-lain.
- Program Penelitian dan Pengembangan. Seberapa besar biaya yang dibuthkan untuk melaksanakan program penelitian serta pengembangan, ada tidaknya korelasi antara kegiatan penelitian dengan penjualan, manfaat yang akan diperoleh dari program penelitian tersebut.
- Organisasi. Organization chart (struktur organisasi), penempatan individu-individu yang tepat pada masing-masing tingkat jabatan, koordinasi antara masing-masing fungsi dalam organisasi.
- Kegiatan planning menghasilkan rencana (plan) yang terdiri dari elemen-elemen tujuan (goal), strategi (strategy), program (program), prosedur (procedure) dan anggaran (budget). Dengan begitu dapat disimpulkan bahwa penganggaran merupakan salah satu aspek penting dalam kegiatan manajemen, khususnya dalam perencanaan.
Proses menyusun anggaran merupakan tahap akhir dari proses perencanaan keseluruhan perusahaan (total business planning). Perencanaan secara keseluruhan dari perusahaan dilaksanakan dengan empat tahapan, yaitu:
- Menetapkan filosofi dan misi,
- Menetapkan tujuan (goals) dan strategi,
- Menyusun program (programming),
- Menyusun anggaran biaya (budgeting)
Penganggaran (budgeting) menunjukkan suatu proses sejak tahap persiapan yang diperlukan sebelum di awal penyusunan rencana, pengumpulan berbagai macam data serta informasi yang diperlukan, pembagian tugas perencanaan, penyusunan rencananya sendiri, implementasi dari rencana tersebut, sampai pada akhirnya tahap pengawasan serta evaluasi dari hasil rencana itu. Hasil dari kegiatan penganggaran (budgeting) adalah anggaran (budget).
Menurut RA Supriyono - Anggaran adalah suatu rencana terinci yang dinyatakan secara formal dengan memakai ukuran kuantitatif, biasanya dinyatakan dalam satuan uang, untuk perolehan serta penggunaan sumber-sumber suatu organisasi dalam jangka waktu tertentu, biasanya memakan butuh waktu satu tahun.
Menurut Gunawan Adisaputro - Anggaran adalah suatu pendekatan formal dan sistematis daripada pelaksanaan tanggung jawab manajemen di dalam perencanaan, koordinasi, dan pengawasan.
Sedangkan Menurut Glenn A. Welsch - Comprehensive profit planning and control is defined as a systematic and formalized approach for performing significant phases of management planning and control functions.
Anggaran perusahaan bisa katakan sebagai suatu system tunggal yang memiliki ciri khas tersendiri, dikarenakan anggaran perusahaan tersebut memiliki tujuan serta cara kerja tersendiri yang merupakan satu kesatuan dan yang memiliki perbedaan dengan tujuan serta cara kerja system lain yang terdapat dalam perusahaan.
Disamping itu anggaran perusahaan bisa juga dianggap sebagai sub sistem yang membutuhkan hubungan dengan sub sistem lain yang terdapat dalam lingkungan perusahaan oleh karena anggaran perusahaan bukan hanya sebagai sekedar alat perencanaan dan pengendalian saja.
Istilah lainnya yang digunakan dengan makna dan tujuan sama maksudnya adalah sebagai berikut:
- Business Budget
- Profit Planning and Control
- Comprehensive Budgeting
- Managerial Budgeting
- Business Budgeting and Control
Didalam menyusun anggaran perlu memperhatikan syarat-syarat sebagai berikut:
- Realistis, artinya sangat mungkin untuk dicapai
- Luwes, maksudnya tidak kaku sehingga terdapat peluang untuk perubahan sesuai dengan situasi dan kondisi
- Kontinyu (Berkelanjutan), maksudnya adalah anggaran perusahaan memerlukan perhatian secara terus menerus dan bukan merupakan suatu usaha yang bersifat incidental.
