Definisi Manajemen proyek, Tujuan manajemen proyek, Komponen manajemen proyek, Proses Manajemen Proyek

Manajemen proyek adalah: definisi, proses dan tujuan 

Berbagai proyek perusahaan memerlukan bimbingan dari manajer untuk memastikan kelancaran dan keberhasilannya. Dari proses perencanaan awal hingga penyelesaian proyek, termasuk dalam departemen manajemen proyek. 

Secara umum, manajemen proyek digambarkan sebagai proses pengendalian aliran proyek di sebuah perusahaan. Memperhatikan setiap aspek proyek, hingga ke detailnya, dapat membantu membuat implementasi lebih efisien. Populix telah mempersiapkan manajemen proyek secara komprehensif dan proses yang terjadi di dalamnya, Anda dapat membacanya di ikhtisar di bawah ini. 

Apa itu manajemen proyek? 

Usaha bisnis adalah bentuk bisnis yang dilakukan perusahaan untuk mencapai tujuan mereka. Dalam mempersiapkan dan mengerjakan suatu proyek, tidak terlepas dari proses penganggaran, perencanaan waktu dan tugas. 

Bagaimana perusahaan mencoba menciptakan proyek yang akan memberikan hasil terbaik bagi bisnisnya? Salah satunya adalah manajemen proyek yang baik. Manajemen proyek, atau manajemen proyek, adalah istilah yang menunjukkan proses perencanaan dan pelaksanaan proyek yang dirancang oleh perusahaan, yang tujuannya juga pencapaian tujuan yang ditetapkan. 

Tugas ini biasanya ditangani oleh manajer proyek. Meskipun definisinya tampak sederhana, proses manajemen ini terdiri dari rangkaian yang kompleks. Seorang manajer harus bisa melihat dan mengontrol tahapan hingga detail proyek agar prosesnya bisa sukses. 

Tujuan manajemen proyek 

Sebuah perusahaan biasanya memiliki proyek bisnis yang berbeda yang harus ditangani dalam jangka waktu tertentu. Sehingga dapat dikatakan bahwa melakukan hal ini merupakan rutinitas bagi perusahaan. Berurusan dengan manajemen ini memiliki, selain rutin, tujuan seperti: 

1. Untuk mencapai tujuan perusahaan 
2. Untuk merencanakan dan bekerja dengan proyek-proyek tanpa masalah 
3. Untuk meningkatkan produktivitas personil perusahaan 
4. Mencari dan menangkap peluang 
5. Memperkuat komunikasi dan persatuan karyawan 

Komponen manajemen proyek 

Definisi sederhana lainnya dari manajemen proyek adalah bagaimana Anda melakukan sesuatu dalam bisnis Anda. Tidak hanya penyelesaiannya, tetapi prosesnya selalu melibatkan empat komponen, yaitu: 

1. Time (Waktu), yaitu berapa lama waktu yang dibutuhkan perusahaan untuk menyelesaikan proyek, 
2. Biaya (Cost), tentunya berbicara tentang jumlah biaya yang akan dikeluarkan dalam proses persiapan selama kursus, 
3. Lingkup mengacu pada setiap peluang, perubahan atau inovasi yang mungkin muncul di tengah penyelesaian proses manajemen, 
4. Kualitas adalah standar atau parameter dari proyek itu sendiri 

Proses Manajemen Proyek 

Rangkaian proses manajemen ini terdiri dari lima tahap, yaitu inisiasi, perencanaan, pelaksanaan, pengendalian dan pemantauan hingga penutupan. Berikut penjelasan lengkap dari kelima langkah tersebut. 

1. Awal 

Seperti pada tahap awal pada umumnya, perusahaan harus memiliki gambaran umum tentang elemen-elemen yang menjadi dasar dari proyek yang akan dilaksanakan. 

2. Perencanaan 

Proses kedua adalah perencanaan. Setelah gambaran umum diperoleh, pada tahap ini manajer proyek berpartisipasi dalam rencana yang lebih rinci. 

3. Pelaksanaan 

Setelah menyusun rencana yang komprehensif dan rinci, proyek dapat dilaksanakan. Dalam pelaksanaannya, pemimpin secara alami bekerja dengan orang-orang yang berencana untuk berpartisipasi dalam proyek. Jangan lupa waktu pelaksanaannya juga harus sesuai dengan jadwal yang telah disiapkan. 

4. Pengawasan dan pemantauan 

Selain pekerjaan proyek, pengawas juga memiliki tugas dalam proses pengawasan dan pemantauan. Semua kegiatan yang dilakukan selama penyelesaian proyek harus dipantau agar tidak melebihi batas. 

5. Penutupan 

Ketika semua proses selesai dan para pemangku kepentingan dapat melihat dan menerima hasilnya, manajemen proyek telah mencapai tahap akhir. Proses ini juga biasanya ditandai dengan berakhirnya kontrak dengan para pihak. 

Lihat juga contoh perusahaan pemetaan pikiran sederhana! 

Contoh Manajemen Proyek 

Apakah Anda ingin tahu seperti apa contoh umum manajemen proyek? Lihat dua contoh di bawah ini. 

Manufaktur 

Sebagai perusahaan yang selalu menyediakan produk kepada pelanggannya, mustahil jika perusahaan Anda tidak pernah memiliki proyek desain berupa pembuatan suatu produk. 

Prosesnya adalah peluncuran produk yang akan dibuat, perencanaan jadwal dan anggaran, pelaksanaan hingga akhir proses produksi produk itu sendiri. Secara lebih spesifik dapat dipetakan sebagai berikut: 

* Jenis produk : snack kentang dengan rasa lokal 

* Waktu : setahun untuk mencari dan menguji bahan yang digunakan 

* Harga : Rp 30.000.000 

* Cakupan : kemungkinan untuk kombinasi rasa lain 

Struktur 

Atau Kecuali inovasi, Anda mungkin memerlukan sebuah bangunan untuk menciptakan sebuah produk sebagai tempat usaha baru bagi perusahaan Anda. Langkah pertama dalam contoh manajemen proyek ini mungkin memulai proses seperti survei lokasi. 

Setelah perencanaan, berapa biayanya dan berapa banyak yang dibutuhkan disiapkan dengan cermat, lanjutkan ke daftar orang-orang yang terlibat dalam proyek ini. Proses pengisian kemudian dapat diselesaikan hingga penutupan. 

Alat Manajemen Proyek 

Mengelola kemajuan proyek saat ini bukan lagi tugas yang sulit. Dengan teknologi yang terus berkembang, bahkan proses manajemen proyek dapat dilakukan dimana saja dan kapan saja dengan bantuan software online. Beberapa referensi alat manajemen proyek: 

• Trello 
• Monday.com 
• Wrike 
• Mano 
• Kissflow Project 
• Klarizen 
• Airtable 
• Proofhub 
• Asana 
• Zoho Projects 

Sekarang Anda mengetahui definisi dan contoh alat manajemen proyek yang digunakan. Memang tidak mudah untuk menerapkan hal ini secara langsung di perusahaan, tetapi bayangkan efek yang bisa dirasakan di perusahaan Anda ketika proyek tersebut dilaksanakan. 

Sebagai peta yang dapat membimbing kita ketika kita tersesat, ketika Anda menerapkan manajemen proyek, perusahaan Anda tidak akan kehilangan arah ketika Anda menyelesaikan tugas. Cobalah untuk menerapkan teknik ini dan strategi perdagangan lainnya secara perlahan untuk memaksimalkan keuntungan Anda.

Definisi Manajemen Perubahan 

Untuk beroperasi dalam lingkungan yang dinamis, perusahaan dapat memperkenalkan praktik terbaik manajemen perubahan yang telah dicoba dan diuji secara langsung ke dalam kerangka kerja operasional mereka. Namun, mendefinisikan dan menerapkan perubahan lebih mudah diucapkan daripada dilakukan, terutama karena ketidakjelasan konsep. 

Ketika Anda memiliki kesempatan untuk membawa organisasi Anda ke arah yang berbeda, bagaimana Anda menanganinya? Manajemen perubahan adalah salah satu konsep yang sedang dipelajari dengan sangat hati-hati. Ini mengacu pada semua metode, alat, dan teknik yang membantu Anda mempersiapkan karyawan, tim, dan tentu saja seluruh organisasi untuk perubahan struktural, strategis, teknologi, atau budaya. Ini juga mencakup strategi untuk membantu perusahaan mengelola dampaknya terhadap inisiatif perubahan. 

Manajemen perubahan memiliki tiga komponen utama: 

Orang: bagian terpenting dari manajemen. Komunikasi sangat penting untuk memastikan bahwa semua pemangku kepentingan dan orang-orang yang terkena dampak menyadari dan menerima inisiatif perubahan. 

Proses: bagaimana perubahan terjadi dan menemukan cara terbaik untuk mewujudkannya. Memahami di mana Anda sekarang, apa yang Anda inginkan, dan kemudian menciptakan proses yang efektif untuk menghubungkan keduanya pada dasarnya adalah manajemen perubahan. 

Teknologi: Mengacu pada sistem yang dibutuhkan bisnis untuk mendukung karyawan dan proses. Teknologi dapat digunakan untuk meningkatkan pendapatan, memperkuat rantai internal dan eksternal, atau skala bisnis. 

Seberapa sukses ketiga pilar ini tergantung pada apakah Anda keluar dari sisi lain dengan kemenangan atau kegagalan total. 

Bisnis pada dasarnya dapat mengalami empat jenis perubahan: 

Perubahan organisasi: Perubahan skala besar paling baik diterapkan secara perlahan dalam jangka waktu yang lama. Pihak eksternal atau konsultan manajemen bisnis membantu perusahaan tumbuh ke berbagai tahap siklus hidupnya, misalnya mengubah startup muda yang tidak stabil menjadi perusahaan yang lebih stabil. 

Perubahan Transformasional: Diciptakan dalam struktur perusahaan untuk mencapai tujuan tertentu. Misalnya, ini bisa berarti berpindah dari struktur top-down hierarkis ke model manajemen yang lebih horizontal di mana setiap tim memiliki otonomi yang lebih besar. 

Perubahan kecil: Tidak semua perubahan harus besar. Seringkali, perusahaan perlu membuat perubahan kecil pada operasi mereka untuk mendapatkan hasil maksimal dari sistem yang ada. 

Perubahan yang Tidak Direncanakan: perubahan mendadak dan mengganggu yang menempatkan perusahaan dalam keadaan yang sangat reaktif. Misalnya, pengunduran diri CEO perusahaan, penarikan kembali produk, persaingan teknologi baru yang menantang produk perusahaan, dll. 

Dengan pesatnya perkembangan teknologi yang membuat pasar modern menjadi sangat cair, bisnis selalu tetap reaktif. Perubahan juga menawarkan peluang baru untuk membuat proses kerja lebih efisien dan dengan demikian mengurangi biaya operasi, yang juga harus diselidiki. 

Dengan kata lain, daripada memfokuskan semua sumber daya pada rencana yang baik, organisasi akan lebih baik menciptakan kerangka kerja di mana mereka dapat memastikan bahwa perubahan dipertimbangkan dan orang-orang siap untuk itu.